Of je nu architect, IT-dienstverlener of marketingconsultant bent: als zakelijke dienstverlener zijn jouw projecten de basis voor de omzet van jouw zaak. Met efficiënt en effectief projectmanagement haal je het onderste uit de kan wat factureerbare uren betreft én bied je jouw klanten een optimale service. Zo sla je twee vliegen in één klap!
Van goed projectbeheer…
Voor het beheer van projecten kun je aan de slag gaan met verschillende tools of een combinatie van zelf opgestelde spreadsheets. Die aanpak is voor sommigen wellicht best comfortabel, maar toch is het zinvol en verstandig om de lat in projectbeheer een stuk hoger te leggen. Investeren in slimme software opent immers een schatkist aan features en mogelijkheden om een strakke planning aan te houden, uit de pan swingende kosten in toom te houden en de kans op menselijke fouten tot een minimum te beperken.
… naar foutloze tijdsregistratie
Ook het digitaliseren van jouw tijdsregistratie levert je alleen maar voordelen op. Want een fout is hier snel gemaakt. Als je weet dat uursoorten verschillende tarieven kunnen hebben, dan kan een kleine (menselijke) fout grote gevolgen hebben voor jouw facturatie en projectbewaking. En vooral: in verhouding met die kleine fout kost het veel extra tijd om zo’n fout recht te zetten.
Laat ons dit illustreren met een voorbeeld. Werk je met verschillende medewerkers met verschillende uurtarieven aan één project? Dan heeft elke medewerker gemiddeld minder dan één minuut nodig om zijn of haar uren te boeken. Maar werd een fout gemaakt die niet werd opgemerkt en dus gefactureerd? Dan kan het al snel een half uur kosten om die ene foutieve invoering recht te zetten. Die omslachtige correctieprocedure – met uren corrigeren, creditnota’s opmaken en nieuwe facturen opmaken – kun je missen als kiespijn. En dan hebben we het nog niet over mogelijke reputatieschade bij klanten en eventuele tijdrovende klachten die je moet opvolgen.
De boodschap is dus duidelijk: digitaal uren registreren rendeert!
Wat zegt de KMO Barometer?
Uit de laatste KMO Barometer blijkt dat maar liefst 44% van de zakelijke dienstverleners in België Excel of een ander spreadsheetprogramma gebruikt voor projectbeheer. Eén op vier ondernemers gebruikt dan weer meerdere softwareprogramma’s. Maar tegelijk beseft één op vijf respondenten dat een geïntegreerde end-to-end tool de beste oplossing is voor alle projectadministratie.
En met succes! Van de ondervraagde groep bevestigt 77% dat projecten op tijd, binnen budget en tegen de gewenste kwaliteit worden opgeleverd. Het gemiddelde onder alle dienstverleners is 58%. Dat is ook te merken aan de niet-factureerbare uren: die bedragen 8% bij dienstverleners met een end-to-end projecttool, tegen 20% gemiddeld onder alle bevraagde bedrijven. Je bespaart dus tijd én geld, want bedrijven die met één tool werken zijn productiever met gemiddeld meer factureerbare uren.
Waarom is digitaal projectmanagement, inclusief eenvoudige tijdsregistratie, zo belangrijk?
Wie als ondernemer de stap zet naar een geïntegreerde softwareoplossing voor projectmanagement en tijdsregistratie, wil nooit meer terug naar zelfgemaakte spreadsheets of een mix van verschillende softwaretools. De reden? Het gebruik van één digitale tool legt vlot de link met jouw boekhouding, waardoor je real time zicht krijgt op jouw saldo’s, aankoop- en verkoopfacturen. Een andere troef? Tijdsregistratie wordt kinderspel, met jouw medewerkers die hun gepresteerde tijd meteen en makkelijk via een app kunnen invoeren op om het even welke device. Zo krijg je als zaakvoerder een klare kijk op de voortgang van projecten. Nog een voordeel? Met één centrale softwaretool verlies je nooit meer de greep op jouw kosten en marges. Bovendien haal je het maximum uit het aantal factureerbare uren. Zo haal je een toprendement zonder te moeten uitbreiden.
