Het hosten van een succesvol bedrijfsevenement is een belangrijke manier om contact te maken met je klanten en werknemers, relaties op te bouwen en te koesteren en misschien zelfs een nieuw product of nieuwe dienst te promoten. Afhankelijk van het doel van het evenement kan het leuk en vermakelijk zijn, of serieuzer en informatiever. Hoe dan ook, de organisatie is cruciaal voor een succesvol bedrijfsevenement.
Eens je een datum hebt vastgesteld is het tijd voor het echte planwerk. Hier zijn onze beste tips om je te helpen bij het plannen van een bedrijfsevenement dat je klanten nooit zullen vergeten.
Promoot je evenement
Als je een bedrijfsevent organiseert wil je natuurlijk dat er volk op afkomt. Daarom is het best om je evenement te promoten zodra je de datum weet. Het kan zo weinig zijn als het sturen van een e-mail naar uw collega’s. Of zelfs een volwaardige marketingcampagne. Als je een grootschaliger evenement organiseert, kun je bijvoorbeeld flyers online maken en deze versturen naar alle genodigden of op je bedrijfsvloer. Deel berichten op sociale media of plaats een bericht op een website met evenementenlijsten.
Zorg voor een duidelijk doel van het evenement
Er zijn tal van redenen waarom je een bedrijfsevenement zou moeten organiseren, van een kerstfeest tot de lancering van een nieuw product of voor een teambuilding. Het is cruciaal dat je begrijpt waarom het bedrijfsevenement wordt georganiseerd, zodat je de rest van het evenement hierop kunt afstemmen. Probeer je indruk te maken op potentiële klanten, of geef je gewoon een te gek feest?
Het type evenement dat je organiseert, bepaalt de toon, het thema en zelfs de locatie zelf. Het stelt je ook in staat om te plannen welke administratieve processen moeten worden opgezet, en om de juiste mensen aan de juiste projecten toe te wijzen om de zaken onder controle te houden. Het helpt ook om te bepalen welke technologie nodig is en wat je klanten of collega’s kunnen verwachten.
Ken je budget en houd je eraan
Budgetten kunnen lastig zijn. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de vrijgevigheid van je management, kan dit echt bepalen hoe het evenement verloopt. Je moet voorzichtig zijn bij het uitgeven van bedrijfsgeld om ervoor te zorgen dat je niet te veel uitgeeft. Het wordt als uitgangspunt aanbevolen om binnen 90% van je budget te blijven en de andere 10% te behouden voor onvoorziene uitgaven. Je weet nooit wat er kan gebeuren bij het plannen van je evenement.
Houd je uitgaven goed in de gaten en controleer de kleine lettertjes voordat je iets ondertekent. Je wilt geen administratiekosten of extra kosten missen!
Het vinden van de perfecte locatie
Ten eerste moet je weten in welk gebied je je evenement wilt houden. In een stad waar veel te zien en te doen is rond het bedrijfsevenement, of ergens meer lokaal en gemakkelijk bereikbaar? Dan moet je weten welk type locatie bij jouw evenement past. Kies je voor een unieke locatie of eerder iets praktisch?
Zorg voor een blijvend aandenken
Het is altijd leuk als je genodigde gasten niet met lege handen naar huis gaan. Zeker als het je bedoeling is om nieuwe klanten en zakenpartners aan te trekken. Overweeg daarom om relatiegeschenken uit te delen aan je gasten. Denk aan een gepersonaliseerde mok of een als je iets duurzamer wilt zijn, een groen relatiegeschenk.
