Beperkt aftrekbare kosten zijn zakelijke uitgaven die je niet helemaal mag aftrekken van de belasting. Veel ondernemers komen met deze regel in aanraking. Het is daarom goed om te weten hoe dit werkt, zodat je niet voor verrassingen staat bij het invullen van je aangifte.
Zakelijke kosten en de Belastingdienst
Wie een eigen bedrijf heeft, maakt soms flinke kosten om werk mogelijk te maken. Denk aan een werkplek, internet, telefoon of vervoer. De Belastingdienst ziet deze uitgaven meestal als zakelijk, en daardoor mag je ze vaak van de winst aftrekken. Dat betekent dat je minder belasting betaalt. Toch zijn er regels, vooral bij beperkt aftrekbare kosten. Sommige uitgaven mag je niet helemaal van de winst halen. Vaak komt dit doordat de overheid vindt dat sommige kosten ook iets privé zijn, zoals eten en drinken tijdens een zakenlunch.
Voorbeelden van beperkt aftrekbare kosten
Eén bekend voorbeeld is de kosten voor eten en drinken buiten de deur, bijvoorbeeld bij een bespreking met een klant. Je mag daar niet alles van aftrekken. Voor een deel heeft het met privé gebruik te maken. Volgens de regels mag je in 2024 van de eerste 5.700 euro die je uitgeeft aan zakenlunches, feesten en relatiegeschenken, niets aftrekken. Geef je meer uit? Dan mag je het deel boven dit bedrag wel meetellen als kosten. Andere uitgaven zijn soms maar voor een percentage aftrekbaar. Denk aan congressen of personeelsfeesten: daar mag je soms bijvoorbeeld maar 80 procent van aftrekken. Werk je met vennootschapsbelasting? Dan mag je zelfs slechts 73,5 procent meetellen.
Waarom zijn niet alle zakelijke kosten volledig aftrekbaar?
De overheid wil voorkomen dat iemand privé-uitgaven meeneemt als bedrijfskosten. Zo blijft het systeem eerlijk. Natuurlijk zijn kosten voor een werkplek of gereedschap gewoon bedrijfskosten. Maar bij een restaurantbezoek of een cadeau voor een klant is het lastiger te bepalen hoeveel ervan echt voor de zaak is. Daarom zijn daarvoor beperkt aftrekbare kosten afgesproken. Op deze manier betaal je alleen belastingvoordeel over wat je echt zakelijk besteedt.
Hoe ga je slim om met beperkt aftrekbare uitgaven?
Het is handig om vanaf het begin goed bij te houden welke kosten je maakt. Bewaar bonnetjes en zorg dat je weet welke kosten beperkt zijn mee te nemen in je aangifte. Ook kun je in je administratie duidelijk apart zetten wat je uitgeeft aan bijvoorbeeld lunches en relatiegeschenken. Je boekhoudprogramma heeft daar meestal aparte posten voor. Controleer elk jaar het drempelbedrag, want dit bedrag kan per jaar verschillen. Hierdoor kun je precies zien welke uitgaven boven de drempel uitkomen. Het helpt ook fouten te voorkomen waardoor je niet te veel belasting betaalt of juist misloopt. Vraag eventueel een adviseur om mee te kijken bij onduidelijkheden.
Andere veelvoorkomende grensgevallen
Niet alleen eten, drinken en uitjes vallen onder deze regel. Ook de kosten voor zaken als studiereizen, praktische cadeaus en feesten voor je personeel moeten soms beperkt worden afgetrokken. Soms gaat het om een vast percentage, soms om een drempelbedrag. Controleer goed in welke categorie jouw uitgave valt. Zijn het bijvoorbeeld kosten voor een personeelsfeest buiten het bedrijf? Dan geldt meestal de drempel van 5.700 euro. Is het een relatiegeschenk? Kijk dan naar het bijbehorende percentage. Zo voorkom je dat je per ongeluk meer aftrekt dan mag.
Handige tips voor de aangifte
Het voorkomt veel gedoe als je al je kosten makkelijk kunt terugvinden. Werk bijvoorbeeld met vaste categorieën in je administratie, zoals lunches, cadeaus en uitjes. Vermeld duidelijk de reden van de uitgave op de bon of in het kasboek. Vul bij de aangifte goed in welke bedragen onder beperkt aftrekbare kosten vallen en pas het juiste percentage of bedrag toe. Je hoeft geen ingewikkelde berekeningen te maken, maar je moet het wel goed opschrijven. Maak regelmatig tijd vrij om je kosten in te voeren, zodat je aan het einde van het jaar geen overzicht mist.
Meest gestelde vragen over beperkt aftrekbare kosten
Welke zakelijke kosten zijn beperkt aftrekbaar? Zakenlunches, relatiegeschenken, personeelsfeesten en studiereizen zijn voorbeelden van beperkt aftrekbare kosten. Deze uitgaven mag je niet helemaal van je winst aftrekken. Soms geldt een percentage, soms een drempelbedrag.
Hoe werkt het drempelbedrag bij beperkt aftrekbare kosten? Bij sommige zakelijke uitgaven werkt de Belastingdienst met een drempelbedrag. Tot dit bedrag mag je de kosten niet aftrekken. Pas als je meer uitgeeft, geldt het bedrag boven die grens wel als kosten bij je aangifte.
Wat moet ik bijhouden voor de Belastingdienst over deze kosten? Je moet bonnetjes en facturen bewaren van alle beperkt aftrekbare uitgaven. Noteer daarbij wat het doel van de uitgave was om te laten zien dat het zakelijk is.
Mag ik eten voor mezelf op kantoor volledig aftrekken? Eten en drinken op kantoor voor jezelf vallen meestal niet onder beperkt aftrekbare kosten. Alleen eten of drinken mét zakenrelaties of personeel geldt voor de beperking.
Hoe weet ik welk percentage ik moet gebruiken? Het percentage voor het aftrekken van kosten hangt af van het soort belasting en type uitgave. Meestal is het 80 procent bij inkomstenbelasting en 73,5 procent bij vennootschapsbelasting, maar controleer altijd de actuele regels.
